Al contratar Nova Agents, tu clínica (responsable del tratamiento) y Nova Agents (encargado del tratamiento) quedáis vinculados por este contrato, que regula cómo tratamos los datos de tus pacientes por tu cuenta.
Partes
Responsable del tratamiento: la clínica que contrata Nova Agents (identificada en el contrato de servicio / factura correspondiente).
Encargado del tratamiento: Nova Agents (nombre comercial de Francisco Javier López Hidalgo, persona física, NIF 27309059D, domicilio en Carrer Sant Josep 45, 1B, 07720 Es Castell, Menorca — Illes Balears).
1. Objeto
Nova Agents trata, por cuenta de la clínica y siguiendo sus instrucciones, los datos personales de los pacientes de la clínica que interactúan con el asistente de IA por WhatsApp, Instagram y/o email, según el pack contratado. Este contrato regula ese tratamiento conforme al art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
2. Duración
Vigente mientras dure la relación de servicio entre la clínica y Nova Agents. Las obligaciones de confidencialidad y devolución/eliminación de datos (secciones 8 y 9) sobreviven a su finalización.
3. Naturaleza y finalidad del tratamiento
Recepción, almacenamiento temporal, y respuesta automatizada (asistida por IA) a mensajes de pacientes; agenda de citas; envío de recordatorios y seguimientos, según el pack contratado. Única finalidad: prestar el servicio de automatización de atención al paciente contratado por la clínica. Nova Agents no usa estos datos para ningún otro fin — nunca para su propio marketing, nunca se venden ni ceden a terceros ajenos al servicio.
4. Tipo de datos y categorías de interesados
Nombre (si el paciente lo facilita), número de teléfono/usuario de WhatsApp o Instagram, dirección de email (si aplica), y el contenido de los mensajes intercambiados con el asistente. Categorías de interesados: pacientes y potenciales pacientes de la clínica que inician contacto por los canales automatizados. Nova Agents no solicita activamente datos de salud; si un paciente los menciona voluntariamente (por ejemplo, un síntoma), ese dato se trata con la misma finalidad exclusiva (responder/derivar) y nunca se analiza, clasifica ni usa con fines distintos al de la propia conversación.
5. Obligaciones de Nova Agents
- Tratar los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de la clínica y para la finalidad de este contrato.
- Garantizar la confidencialidad de las personas autorizadas a tratar los datos.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas (sección 7).
- Asistir a la clínica para que pueda responder a solicitudes de derechos de sus pacientes.
- Notificar cualquier violación de seguridad sin dilación indebida (sección 8).
- Permitir auditorías razonables (sección 10) y demostrar el cumplimiento de este contrato.
- Eliminar o devolver todos los datos al finalizar el servicio, según elija la clínica (sección 9).
6. Subencargados
Para prestar el servicio, Nova Agents usa los siguientes subencargados, todos bajo sus propios contratos de tratamiento de datos:
- Hetzner Online — servidores donde funciona el asistente — UE (Alemania / Finlandia)
- Supabase — base de datos donde se almacenan los mensajes — UE (Francia)
- OpenAI — generación de respuestas con IA (vía API, sin uso de los datos para entrenar modelos) — EE.UU.
- Meta (Instagram / WhatsApp) — entrega de mensajes — Irlanda / EE.UU.
- Proveedor de conexión de WhatsApp — envío y recepción de mensajes de WhatsApp de la clínica — según el caso
- Google (hojas de cálculo y calendario) — registro de contactos y citas, según el pack — UE / EE.UU.
- Calendly — reserva de citas (pack Elite) — EE.UU.
- Resend — envío de emails (solo packs con ese canal) — EE.UU.
Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. o en cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (art. 45 y 46 RGPD).
La clínica autoriza de forma general el uso de estos subencargados. Si Nova Agents incorpora un nuevo subencargado relevante, lo comunicará con antelación razonable para que la clínica pueda oponerse por motivos justificados.
7. Medidas de seguridad
- Acceso a la base de datos restringido y protegido (autenticación obligatoria en toda la API).
- Credenciales de los canales de cada clínica cifradas en la base de datos (AES-256-GCM); claves de API nunca en el código fuente.
- Panel de administración con doble verificación.
- Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) con todos los proveedores externos.
- Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
8. Notificación de violaciones de seguridad
Si Nova Agents detecta una violación de la seguridad de los datos tratados por cuenta de la clínica, lo notificará sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo máximo de 48 horas desde que tenga constancia, con la información disponible sobre la naturaleza de la violación, los datos afectados, y las medidas adoptadas o propuestas.
9. Devolución y eliminación de datos
Al finalizar la relación de servicio, y a elección de la clínica, Nova Agents elimina todos los datos de pacientes tratados por su cuenta (salvo que una norma exija su conservación, como obligaciones fiscales de facturación, que no incluyen el contenido de las conversaciones con pacientes), o los devuelve en un formato estructurado y de uso común si la clínica lo solicita antes de la baja. Por defecto, si la clínica no indica lo contrario, los datos se eliminan en un plazo razonable tras la baja.
10. Derecho de auditoría
La clínica puede solicitar información razonable para verificar el cumplimiento de este contrato. Dado el tamaño del servicio, esto se atiende mediante documentación escrita (esta misma página, la política de privacidad, y confirmación de las medidas de seguridad aplicadas) salvo que existan indicios concretos que justifiquen una auditoría más formal.
11. Confidencialidad
Nova Agents se compromete a mantener la confidencialidad de los datos de los pacientes de la clínica, y a no revelarlos a terceros salvo obligación legal o los subencargados listados en la sección 6.
Contacto: hola@novaagents.es